RACI & DACI & AAI

 Публичный пост
3 августа 2023  454

Привет, коллеги! Добрейшего { утречка | дня | вечера! }

Проект может быть устроен так, что его управление может неожиданно лечь на плечи любого члена команды - аналитиков, очень умных разработчиков, продуктовых менеджеров и т.д. Управление большой командой или множеством команд, , каждая из которых в разной степени вовлечена в процесс - трудно и сложно.

Моя текущая команда проекта - это 150+ сотрудников, которые заняты в выпуске 8+ продуктов. Проект входит в разные программы, а еще есть коллекция стейкхолдеров.

Держать в голове весь реестр заинтересованных сторон и информацию какая команда за какую запчасть отвечает, а кому еще надо отчитываться по каким вопросам - тяжело. Еще тяжелее когда к нам присоединяется новый сотрудник.

Хочется не сойти с ума и попробовать опереться на какой-нибудь хороший фреймворк для управления командами и заинтересованными сторонами.

Такой фреймворк должен обладать набором процессов и инструментов, который упрощает взаимодействие между сотрудниками и командами, помогает чётче разграничить обязанности внутри групп, а также делает более наглядным прогресс по разным задачам.

Ну штош, такое есть - это фреймворки RACI, DACI, AAI.

Матрица RACI

Матрица RACI - это инструмент управления, который помогает командам отслеживать роли и обязанности команды на проекте. Начиная со сложных кросс функциональных командных проектов и заканчивая внутренними задачами, матрица RACI позволяет определить роли и делегировать задачи, объединяя вашу команду для выполнения вашего проекта.

В аббревиатуре зашифрованы четыре ключевых «компонента» системы — это роли сотрудников:

  • R - responsible - Кто является исполнителем задачи. Он должен сделать поставленную задачу. Чаще всего это линейный участник проекта.
  • A - accountable - Кто ответственный за выполнение задачи. Он несёт ответственность за выполнение поставленной задачи. К проекту рекомендуется обычно назначать только одно ответственное лицо. Этот человек служит контактным лицом для всех заинтересованных сторон на протяжении всего проекта. Чаще всего это PM.
  • С - consulted - Кто консультирует исполнителя задачи. Он предоставляет консультацию исполнителю, если они сталкиваются с проблемами. Чаще всего эксперты по вопросу внутри компании или лиды команды.
  • I - informed - Кого информируют о выполнении задачи. Их необходимо постоянно информировать о прогрессе реализации задачи. Это могут быть ключевые стейкхолдеры.

Используя матрицу RACI сотрудник понимает, что требуется от него и от всех коллег, которые участвуют в проекте. А ответственным за результат проще понять, кого привлекать к работе, насколько каждый специалист вовлечён и как будет меняться эта динамика на протяжении всего проекта. Также матрица уменьшает возможности возникновения трений между сотрудниками и руководством, поскольку у каждого сотрудника есть четко определенная роль, они знают объем своих обязанностей и к кому обратиться, если у них возникнут вопросы.

Инструмент нужно заполнять после того, как понятны основные заинтересованные стороны и структура команды проекта (можно взять из Устава или ИСР).

Недостатки RACI

Недостатком марицы RACI является то, что она громоздкая и трудозатратная в поддержке.

  • Он может не подойти для сложных проектов с большим количеством задач и участников. Перегруженной матрицей сложно управлять — в частности, обновлять её и следить за изменениями.
  • Так как у подхода есть жёсткая структура, он может замедлить адаптацию к новым обстоятельствам. А чем меньше у команды гибкости, тем выше вероятность не успеть выполнить задачи в срок.
  • RACI не исключает, что некоторые обязанности могут задублироваться. Это рискует обернуться путаницей и привести к тому, что ожидания сотрудников могут не совпасть.
  • Модель рассматривает только четыре ключевые роли и может не учитывать нестандартные позиции сотрудников, вовлечённых в проект.
  • RACI может не понравиться тем, кто противится изменениям. Это значит, что на внедрение подхода может уйти много сил.

Матрица DACI: снижаем ответственность

DACI разработан для того, чтобы стимулировать процесс принятия решений и сделать повседневную деятельность максимально эффективной для заинтересованных сторон проекта. DACI обеспечивает четкую цепочку полномочий, которую легко отследить как внутренним, так и внешним заинтересованным сторонам.

DACI расшифровывается следующим образом:

  • D – driver - Кто ответственен за привлечение заинтересованных сторон, сбор и изучение информации и получение решения в согласованный срок. Чаще всего это PM.
  • A – аpprover - Кто согласовывает и утверждает решение. Это может быть спонсор проекта или ключевой стейхолдер.
  • C – сontributors - Кто участвует в принятии решения, консультирует. Зачастую это члены команды или консультанты.
  • I - informed - Кого информируют о принятии решения. Чаще команда проекта и стейкхолдеры.

В отличии от RACI матрица DACI устанавливает ответственность за принятие решения в той или иной ситуации.

Составление DACI не сильно отличается от составление RACI, поэтому подход к заполнению, который был описан выше подходит и тут, но важно после заполнения согласовать со спонсором проекта или другими ключевыми стейкхолдерами, которые указаны в разделе A – аpprover.

Фреймворк AAI

Ещё один инструмент для более точного разграничения обязанностей — AAI. Этот подход хорош в том числе для раздутых команд — когда нужно упорядочить встречи по проекту и учесть все важные точки зрения, несмотря на их количество. Метод похож на RACI, но за счёт своей простоты предлагает больше преимуществ.

В аббревиатуре AAI зашифрованы три компонента, которые допустимо визуализировать виде трёх:

  • Внешний круг: awareness — осведомлённость. Сюда входят все, кто зависит от результата задачи или исхода решения, а также те, кто может на эти решения повлиять — пускай даже через посредников.
  • Промежуточный круг: alignment — согласование. Это группа тех, кто вправе принимать решения по задачам.
  • Внутренний круг: inclusion — вовлечение. Вовлечёнными считаются те, кто несёт ответственность за непосредственное выполнение задачи или исполнение решения.

В центре находится человек, ответственный за результат. Чем дальше круг от центра, тем ниже степень участия в проекте.

Вовлечённые

Именно от них зависит большая часть успеха проекта, поэтому они должны видеть друг в друге партнёров и выкладываться на 100% на каждом этапе (команда высокомотивированных профессионалов).

Чем больше будет людей в группе, тем больше мнений, которые нужно учитывать при принятии решений. А чем больше мнений, тем медленнее прогресс.

Впрочем, есть и обратная сторона: чем меньше сотрудников участвует в процессах, тем выше риск упустить критически важную точку зрения того, кто в этот круг не входит. Ещё у небольшой команды мало рук, хотя и это спорно, ведь чем больше людей, тем сложнее всем концентрироваться. Именно поэтому важно найти «золотую середину» — или же наиболее выгодный компромисс.

Состав группы будет зависеть от потребностей проекта и того, как компания привыкла работать. Например, в некоторых компаниях есть костяк сотрудников, которые составляют ядро любой разработки.

Согласователи

Те, кто может внести важный вклад в успех проекта. Обычно это стейкхолдеры (состоит из сотрудников из группы вовлечения). Последние будут информировать их о промежуточных результатах, держать в курсе всех подробностей и от них же будут получать одобрение на те или иные решения.

Правда, согласователям при принятии решений не стоит пренебрегать мнением самих исполнителей.

Осведомлённые

Это сотрудники, которых нужно уведомлять о прогрессе, но только в общих чертах. Сюда входят все, кто в какой-то степени зависит от конечного результата задачи, но при этом сам в нём не обязательно всецело участвуют.

Коммуникация в AAI

Даже распределив сотрудников по кругам, проект может столкнуться с трудностями, если заранее не определит, как они будут общаться. Нужно распределить все группы по своим каналам общения, изолированным от других.

Согласователи могут создать отдельный канал и так же, как и вовлечённые, проводить еженедельные звонки, записями которых могут делиться с другими группами. Не лишним также будет составлять резюме таких встреч и рассылать его по почте.

Для осведомлённых достаточно публичного канала, в который будут падать регулярные обновления по проекту и в котором участники других групп смогут при необходимости отвечать на вопросы и выслушивать опасения. Для них также можно проводить общие собрания.

Заключение

Что же нам выбрать в итоге? Хороший вопрос! Есть идеи - добро пожаловать в комментарии!

❤️ Meow! ❤️

Откомментируйте первым 👇

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти